Melanie Beucher
¿Es posible que la eficiencia operativa sea el motor que finalmente libere el potencial estratégico de Recursos Humanos? La respuesta está en la automatización. No se trata simplemente de sustituir el papel por una pantalla, sino de transformar la gestión de las personas mediante la automatización de procesos, impulsando una reingeniería profunda de los costos y tiempos de la organización.
Para comprender el impacto real de esta transformación, conversamos con los expertos de Buk Chile, quienes comparten datos contundentes sobre lo que significa digitalizarse hoy.
El impacto en números: ¿Cuánto se ahorra realmente?
La digitalización no es una promesa a futuro, sino una realidad con retornos cuantificables. Según los datos de Buk, las mejoras se agrupan en tres pilares fundamentales: tiempo, eficiencia y reducción de errores.
En términos específicos, los ahorros por proceso son reveladores:
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Cálculo y pago de nómina: Automatizar estas tareas genera ahorros de entre el 30% y 50% del tiempo operativo asociado al cálculo y cierre mensual.
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Gestión documental y firma: El impacto aquí es radical. "Con procesos como contratos, anexos o aprobaciones internas que antes podían tomar varios días... hoy se pueden completar en minutos u horas, reduciendo hasta un 70% del tiempo administrativo"
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Gestión administrativa general: La automatización de tareas repetitivas como licencias, vacaciones y consultas puede reducir hasta un 60% de la carga operativa total del equipo.
¿Cuándo llega el retorno de la inversión (ROI)?
A diferencia de otros proyectos tecnológicos de larga implementación, los resultados en RR.HH. son casi inmediatos. Al respecto, desde Buk señalan que "los primeros resultados de digitalizar RR.HH. suelen verse bastante rápido... los impactos más inmediatos suelen venir de procesos como remuneraciones, asistencia, vacaciones o gestión documental, donde el ahorro de tiempo y la reducción de errores se notan desde el primer ciclo de uso"
Casos de éxito: Del papel a la cultura
Para ilustrar estos datos, basta mirar ejemplos locales. La empresa Lounge logró un hito impresionante: al digitalizar sus procesos manuales ahorró un 90% de tiempo, permitiendo que su equipo pase de "archivar papeles a gestionar cultura".
Por otro lado, en Headlthatom, la implementación de la plataforma centralizada Buk permitió una mejora del 50% en ahorro de tiempo en actividades que anteriormente eran totalmente manuales, optimizando la experiencia tanto del colaborador como del gestor.
¿Qué se está digitalizando hoy en las empresas chilenas?
La automatización ha comenzado por los procesos de alta frecuencia y carga administrativa, ya que son los que liberan tiempo de forma más inmediata y reducen riesgos normativos.
"Los procesos de RR.HH. que generan mayor impacto al automatizarse son aquellos de alta frecuencia y carga administrativa, porque liberan tiempo de forma inmediata y reducen significativamente los errores. Aquí destacan remuneraciones, gestión de contratos y anexos, control de asistencia y vacaciones"
Sin embargo, estamos viendo una segunda ola de digitalización. Una vez resuelta la base operativa, las empresas están dando el salto hacia el onboarding, la autogestión del colaborador y la analítica.
Hoy, la Inteligencia Artificial (IA) ya no es ciencia ficción: según el estudio Benchmark: Indicadores en Gestión de Personas 2024 de Buk, la IA ya lidera en procesos de selección de talento (31%) y comunicación con colaboradores (19%).
El estado actual del sector: Desafíos y cambio de rol
Lo que estamos viviendo en Chile no es solo un aumento en la demanda de software; es una transformación estructural. Según Buk, "la gestión de RR.HH. en Chile ha avanzado muchísimo en digitalización y es una evolución que sigue y seguirá en desarrollo"
El nuevo rol estratégico
¿Qué pasa con el equipo de RR.HH. cuando ya no tiene que procesar planillas manualmente? El rol cambia significativamente. "Al automatizar procesos asociados a tareas como contratos, liquidaciones, vacaciones, asistencia, entre otros, ese tiempo se libera y permite que el área de RR.HH. se enfoque en temas que tienen impacto directo con el negocio".
Esto incluye enfocarse en:
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Atracción y retención de talento.
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Desarrollo de líderes y cultura organizacional.
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Toma de decisiones basadas en datos (People Analytics), dejando de operar "a ciegas".
Desafíos pendientes en el mercado chileno
A pesar del avance, la digitalización en muchas empresas sigue siendo parcial. Persisten dependencias de planillas aisladas y, sobre todo, barreras humanas. "Los principales desafíos que enfrentan las empresas chilenas al digitalizar su gestión de RR.HH. no son tecnológicos, sino de gestión. Al automatizar sus procesos muchas organizaciones caen en implementar herramientas sin tener procesos ordenados".
A esto se suma la resistencia cultural al cambio y la subutilización de las plataformas adquiridas.
Recomendaciones para una automatización exitosa
Si tu empresa está evaluando dar este paso, la clave no es digitalizar todo al mismo tiempo, sino priorizar estratégicamente.
¿Por dónde empezar?
Lo más efectivo es iniciar por procesos de alta frecuencia y baja complejidad, recomiendan desde Buk. Una vez que la base de remuneraciones, gestión documental y autogestión está ordenada, se debe avanzar hacia herramientas estratégicas como el desempeño y el clima.
Desde Buk identifican oportunidades gigantes en áreas que a menudo se dejan para el final:
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Onboarding: Automatizarlo acelera la productividad del nuevo colaborador desde el día uno.
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Gestión del Desempeño: Salir del Excel permite un feedback en tiempo real y alineamiento de equipos.
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People Analytics: "La mayoría de las empresas tiene datos de valor, pero no los usa. Automatizar reportes permite entender dónde están las brechas de talento o qué áreas tienen mayor rotación".
¿Cómo medir el éxito?
Para evaluar si la inversión en un software como Buk está generando valor, no mires solo el costo de la licencia. Mide indicadores de eficiencia como la reducción de horas administrativas, la disminución de errores en pagos y la tasa de adopción de la plataforma por parte de los trabajadores.
La automatización en RR.HH. en Chile ha pasado de ser una opción de "eficiencia operativa" a ser un habilitador directo del negocio. Con la visión y herramientas adecuadas, como las que ofrece Buk, el área de Personas puede finalmente sentarse en la mesa de decisiones estratégicas, respaldada por datos y con el tiempo necesario para construir organizaciones más humanas y productivas.
