Software Contable en Chile

Los avances tecnológicos en el área contable se han convertido en el aliado de las empresas para simplificar el control y análisis de su información financiera, facilitándoles la toma de decisiones estratégicas.

Llevar la contabilidad de tu negocio de forma manual o análoga es un proceso que actualmente se concibe como engorroso y repetitivo.

Es por eso que, implementar un software contable asegurará que tu negocio no solo optimice en tiempo y dinero, sino que también se vuelva cada más competitivo y eficiente.

¿Qué es un Software Contable?

Un sistema contable es un programa que ayuda a sistematizar y simplificar la gestión financiera de la empresa. Su función principal es automatizar procesos contables como facturación, inventarios, impuestos, nóminas, cuentas por pagar, cuentas por cobrar, entre otros, reduciendo la carga de trabajo manual. 

Los antecedentes de los software contables trazan un largo camino de evolución que refleja cómo la humanidad ha buscado mecanismos para gestionar sus recursos económicos. 

Desde prácticas rudimentarias en antiguas civilizaciones, hasta la llegada de los ordenadores e internet y la hoja de cálculo, los avances tecnológicos han permitido a las empresas llegar al diseño de un sistema contable especializado.

Módulos de un Software Contable

Para comprender mejor cómo funciona un sistema contable, es esencial conocer sus principales funciones, que a menudo ofrecen herramientas integradas para la gestión eficaz de diversas áreas. 

Las funcionalidades de un software de contabilidad son variadas y diseñadas para cubrir todas las tareas contables de un negocio. Aquí enumeramos las principales.

Administración del Libro Mayor

Este módulo le permite consultar el estado de su negocio en tiempo real y todos los asientos contables dentro del libro mayor, evidenciando sus activos, pasivos, ingresos, gastos y patrimonio.

Gestión de Cuentas por Pagar y por Cobrar

Un buen software de gestión contable ayuda a garantizar el pago de facturas a proveedores a tiempo, creando un flujo de trabajo para la creación, aprobación y ejecución de las transacciones. 

Asimismo, mejora la eficiencia en la cobranza al permitir la personalización de los pagos pendientes, el envío de cuentas y el rastreo de avances, asegurando la liquidez del negocio.

Conciliaciones Bancarias

Este módulo permite registrar, confrontar y analizar los apuntes contables de sus cuentas bancarias de forma automatizada. La conciliación bancaria es un proceso crítico que los programas de contabilidad para empresas automatizan de forma eficiente.

Gestión de Nóminas e Impuestos

Esta función permite configurar el pago de la nómina de su personal, enviar comprobantes y cumplir con la ley efectuando los pagos de prestaciones y/o impuestos gubernamentales. Además, gestiona las obligaciones tributarias locales, clasificando, calculando y pagando de forma automática los impuestos de acuerdo con la periodicidad establecida para evitar sanciones.

Control de Inventario

Si tu empresa gestiona productos, un software administrativo contable le brindará una visualización completa de su inventario, incluyendo existencias disponibles, costos y depreciación de productos en el tiempo.

Automatización y Gestión de Proyectos

Los software contables permiten invertir el tiempo en tareas más estratégicas, automatizando procesos contables repetitivos como pagos, recordatorios y registro de datos, minimizando el ingreso de datos manuales y previniendo los errores propios de la digitación. También pueden contar con módulos que facilitan la gestión de proyectos, desde la visualización de trabajos previos hasta la estimación de costos.

Tipos de Software Contables: Del Local a la Nube

Existen múltiples opciones en el mercado que se diferencian por sus componentes y precios, y se adaptan a las empresas según su tamaño y la complejidad de sus procesos. 

Es importante conocer los tipos de software disponibles para tomar la mejor decisión.

• Software de Escritorio (On-Premise): Se instala directamente en las computadoras de la empresa. Ofrece mayor control sobre los datos, pero requiere una inversión en infraestructura y mantenimiento local.

• Software Contable en la Nube (Cloud-Based): Los programas de contabilidad en la nube alojan la información en servidores remotos, accesibles desde cualquier lugar con conexión a internet. Funcionan bajo un modelo de suscripción, con un menor costo inicial y actualizaciones automáticas. Este modelo es ideal para las pequeñas empresas que buscan flexibilidad y accesibilidad.

La elección entre estos modelos dependerá del tamaño de la empresa, su infraestructura tecnológica y su necesidad de movilidad.

Ventajas y desventajas de un software contable

Antes de comprar software contable, es crucial sopesar sus ventajas y desventajas.

En primer lugar, los programas de contabilidad modernos son mucho más que una simple herramienta de registro. Su valor radica en la capacidad de consolidar datos de diversas áreas de la empresa para una visión completa y unificada de la situación financiera. 

La importancia de los sistemas contables en las empresas se ve reflejada en múltiples beneficios, como el cumplimiento de normativas contables y fiscales, y la capacidad de reaccionar rápidamente ante desafíos financieros gracias a datos actualizados.

En general, podemos enumerar las siguientes ventajas:

• Automatización de Tareas: Permite automatizar la operación contable, reduciendo posibles errores y priorizando áreas estratégicas del negocio. Al contar con funciones escalables, puede ser utilizado a gran escala o en solo en llevar la contabilidad para pymes.

• Acceso a Información Actualizada: Acceda a la información desde cualquier lugar, con datos de la empresa actualizados y seguros gracias a la contabilidad en la nube y las copias de seguridad.

• Análisis y Toma de Decisiones: Tendrá un panorama claro del estado actual de tu negocio y podrá realizar análisis que faciliten la toma de decisiones.

• Colaboración: Trabaja de forma colaborativa con otros departamentos, mejorando la eficiencia de los procesos.

• Historial Completo: Disponibilidad del historial contable de tu empresa para una visión completa y unificada.

Asimismo, la implementación de un sistema contable implica enfrentarse a estos desafíos:

• Complejidad de Integración: La integración con otros productos puede ser compleja, afectando la fluidez de los procesos empresariales.

• Costo y Actualizaciones: Suelen ser costosos y las actualizaciones pueden introducir errores, lo que requiere un soporte técnico eficiente y accesible. Los
  precios de software contable varían, y un software contable precio más alto no siempre garantiza la mejor solución para su PYME.

¿Cuál es el mejor software contable en Chile?

Esta pregunta puede resultar ambigua si no se consideran las necesidades específicas de cada empresa o pyme chilena, como por ejemplo el tipo de actividad que desarrolla (manufactura, retail, construcción, transporte, minería, etc.), y su capacidad operativa (múltiples sucursales, franquicias, sedes internacionales, pocos o muchos empleados, etc.).

Para una pequeña empresa, el mejor software de contabilidad ideal debe ser fácil de usar y cumplir con las regulaciones locales. Mientras que para una empresa de gran escala o con operaciones más complejas, debe apuntar a un sistema contable robusto y escalable.

Algunos de los softwares más utilizados y recomendados en el mercado chileno incluyen:

• Softland Empresarial: Uno de los programas contables más reconocidos en Chile. Integra módulos de contabilidad, ventas, inventario y recursos humanos, ideal para empresas en crecimiento que buscan una gestión integral.

• ZohoBooks: Este programa de contabilidad en línea se destaca por su enfoque en las PYMES. Ofrece una interfaz intuitiva, automatización de tareas, facturación electrónica y gestión de gastos. Es una opción flexible y con planes escalables.

• Odoo: Es un software para llevar contabilidad de código abierto que ofrece una suite completa de aplicaciones de gestión empresarial. Es altamente personalizable y sus módulos pueden activarse según las necesidades de la empresa, desde la contabilidad hasta el CRM y el eCommerce.

• Flexline ERP: Una solución integral para la gestión empresarial que incluye un sólido módulo contable, junto con funcionalidades de inventario, remuneraciones y punto de venta. Es una opción escalable que se adapta a diversos sectores.

En nuestra opinión, el mejor programa de contabilidad será aquel que cumpla con los requisitos específicos de tu negocio, te ofrezca la flexibilidad y cuente con un soporte técnico eficiente. 

Si necesitas más información o listados más amplios, de al menos 10 programas contables, puedes explorar plataformas para comparar software o solicitar asesoría personalizada con expertos.

¿Cuánto cuesta un software contable?

El rango de precios de software contable puede variar considerablemente, comenzando desde los 5 USD hasta superar los 4000 USD si se requiere un sistema más robusto e integral. 

El costo de un sistema contable está determinado por el número de usuarios y el tipo de pago seleccionado: mensual o en un único pago anual. Generalmente, los proveedores suelen ofrecer pruebas gratuitas y/o versiones gratuitas.

A grandes rasgos, un precio promedio para un plan básico de un software contable en la nube para una PYME se sitúa entre $19.000 y $47.500 mensuales.
Estos planes suelen incluir un número limitado de usuarios y transacciones, además de funcionalidades esenciales como facturación y contabilidad básica.

Los planes más avanzados, que permiten más usuarios, incluyen módulos adicionales (como inventario o nómina) y ofrecen soporte prioritario, pueden superar los $95.000 mensuales.

Es fundamental solicitar una cotización personalizada en pesos chilenos para tu negocio antes de tomar una decisión, ya que los precios pueden variar según el proveedor, las funcionalidades incluidas y las necesidades específicas de tu empresa.

También recomendamos evaluar aspectos como las demostraciones o pruebas gratuitas, incluso el soporte técnico. Estas pruebas te permitirán conocer de primera mano cómo funciona el programa y si es el adecuado para tus requerimientos.  

Elegir el mejor software contable es una de las decisiones más estratégicas que puede tomar un empresario en Chile. No es solo una herramienta para llevar números, sino un socio tecnológico que impulsa la eficiencia, la precisión y el crecimiento sostenible de su negocio. 

Al invertir en un programa de contabilidad, estás construyendo una base sólida para el futuro de tu empresa.