Giuliana Oyarzún
No siempre se trata de vender más, sino de entender bien a dónde va el dinero. Una pyme mexicana lo aprendió por las malas: lo que creía que era un gasto trimestral de $15,000 en transporte, en realidad eran $75,000.
Te contamos cómo un ERP para pymes le permitió descubrirlo y tomar el control de su negocio.
El punto de partida: crecimiento desordenado
Crecer es emocionante. Más clientes, más pedidos, más ingresos… pero también más trabajo y más posibilidades de que algo se escape de las manos.
Eso fue lo que le pasó a una pyme mexicana que fabrica cajas de cartón personalizadas para todo tipo de sectores: agrícola, industrial, dulcero, tequilero. Cada pedido era único: había que definir tamaño, resistencia, peso y si el producto viajaría dentro del país o al extranjero.
Al principio, la experiencia del equipo y el trato personalizado mantenían todo bajo control. Pero con el aumento de los pedidos, la gestión interna empezó a desbordarse. Compras y ventas se manejaban en sistemas distintos (y a veces en hojas sueltas), lo que dificultaba tener una visión clara de la empresa.
El resultado: datos duplicados, errores que tomaban horas en corregir y, lo más preocupante, una visión borrosa de la salud financiera. Como dijeron sus directivos: “Lo que uno busca como empresa es vender. Entonces, le dedicas tiempo a vender o a administrar.” Y en su caso, la administración se estaba quedando atrás.
La solución: integración total en un ERP
Llegó un momento en que seguir trabajando igual ya no era opción. La empresa decidió buscar una herramienta que le diera orden y control sin frenar el ritmo de ventas. Así fue como, tras recomendaciones de clientes y proveedores, eligieron implementar el software Bind ERP.
La idea no era solo “poner un sistema nuevo”, sino integrar toda la información en un mismo lugar y dejar atrás la montaña de registros manuales. Para eso, recibieron asesoría personalizada y comenzaron a implementar el ERP por etapas, hasta cubrir todos los puntos clave:
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Facturación y pedidos: dejaron de hacerlo todo a mano. Ahora los documentos salen rápido y sin errores, lo que agiliza las entregas y mejora la relación con los clientes.
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Compras e inventario: el sistema unificó los datos y ayudó a coordinar la compra de materias primas, evitando mermas y gastos extra por compras urgentes.
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Finanzas y clientes: al segmentar clientes según su comportamiento de pago, lograron mejorar la cobranza y reducir la cartera vencida.
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Producción: cada orden está vinculada a sus materias primas, lo que permite seguir los costos y saber exactamente qué se usa en cada pedido.
Pero quizá el mayor cambio fue tener reportes claros y en tiempo real. Con esa información sobre la mesa, no solo podían ver lo que estaba pasando, sino tomar decisiones antes de que un problema creciera.
¿Cuál fue el resultado de implementar un ERP para pymes?
Una vez implementado el software, llegó la prueba de fuego: el momento de ver los resultados. Para esta pyme, esos cambios llegaron rápido y con datos que hablan por sí solos:
Detectar un gasto oculto gigante
Durante años, la empresa creyó que su gasto trimestral en transporte era de $15,000. Al revisar los reportes del ERP, descubrieron que en realidad era de $75,000.
Sí, cinco veces más.
Este hallazgo les permitió ajustar el presupuesto, renegociar tarifas y optimizar rutas para evitar costos adicionales. Esto les permitió ahorrar un total de $240.000 al año.
Ahorro de tiempo
Facturar y cerrar el mes antes tomaba entre dos y tres días completos. Ahora se hace en menos de cuatro horas.
El equipo de administración ganó tiempo para enfocarse en tareas estratégicas en lugar de pasar horas revisando papeles.
Mejor control financiero
La segmentación de clientes mejoró la cobranza, redujo la morosidad y dio estabilidad al flujo de caja.
Visión clara para crecer
Con datos consolidados, la empresa pudo planificar su expansión en los sectores agrícola e industrial sin miedo a perder control en el camino.
Este caso deja claro que crecer no solo es cuestión de vender más, sino de tener los números claros y bajo control. Un ERP para pymes puede ser la diferencia entre seguir a ciegas o tomar decisiones con confianza.
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