Doxis4 Gestión Documental

Doxis4 Gestión Documental es un software DMS del grupo SER, que se presenta como una solución útil y eficiente para el trabajo diario en cualquier organización. Este software permite a las empresas agilizar sus procedimientos y acceder a una gestión y archivado limpio de sus documentos, con su uso, las empresas que trabajan con una gran carga documental sin contar con la ayuda de un software especializado se encuentran, a menudo, con varios inconvenientes como la incapacidad de procesar información de otra manera que no sea secuencial y la poca transparencia durante los procedimientos, que tienden, por ello, a presentar errores y a alargarse.

Características y Beneficios de Doxis4:

• Doxis4 cuenta con funciones específicas de gestión documental de contenido y procedimientos empresariales: desde la gestión de plantillas o las anotaciones durante la revisión de formatos inalterables (PDF, TIFF, etc.), hasta el fácil acceso e intercambio de documentos entre diferentes personas y departamentos.
• Su uso facilita los procesos en los cuales los archivos y documentos pasan por diferentes etapas de revisión y autorización, así como por diferentes personas, antes de llegar a su versión final.
• El sistema de gestión documental Doxis4, en combinación con el repositorio de contenido Doxis4, los expedientes electrónicos de Doxis4 y Doxis4 SmartOffice, hace posible reemplazar los directorios de archivos y el archivado distribuido en sistemas y servidores diferentes.
• Ofrece una amplia gestión de versiones para editar de forma lógica los documentos que se crean a lo largo de un período de tiempo prolongado con la participación de uno o más editores.
• Esta gestión permite distinguir entre versiones principales y de trabajo (major/minor versions) para las que pueden determinarse también diferentes derechos de acceso, por ejemplo, a nivel de departamento.
• El mecanismo de checkin/checkout garantiza que se cree una nueva versión del documento automáticamente después de cada proceso de edición. De este modo se evita la superposición accidental de contenidos y ediciones. Según el caso de aplicación, el usuario mismo puede establecer si se trata de una nueva versión, una versión de trabajo o una nueva versión principal. Esto también se puede definir mediante un proceso, un workflow de autorización. Asimismo, de ser necesario, se puede recurrir en todo momento a versiones anteriores. La estrecha relación entre el archivo de Doxis4 y las funciones DMS garantiza que siempre se pueda “congelar” una versión inalterable cuando se trabaje con documentos “vivos” y, a continuación, archivar con garantía de integridad.